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POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente política de tratamiento de datos personales (en adelante la “política”) se establece en cumplimiento de la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013, y demás normas que lo complementen, subroguen o deroguen. Su objeto es poner en conocimiento el tratamiento que Colors S.A.S con NIT. 811.031.709-8, domiciliado en la ciudad de Envigado, le da a los datos personales y a la información que posee en sus bases de datos.

La presente política será informada a todos los titulares de los datos que han sido recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales.

De esta manera se declara la garantía sobre los derechos de privacidad, intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, también se establecen los mecanismos con que cuentan los titulares para ejercer sus derechos.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Colors S.A.S

NIT. 811.031.709-8

Dirección: Carrera 48 N° 19 Sur – 150 Envigado, Antioquia. Línea telefónica: +57 (4) 3392800

Correo electrónico: mercadeo@colors.com.co

OBJETIVO DE LA POLÍTICA

La política de datos personales busca garantizar al usuario el derecho que tiene de informar, conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información suministrada, sea cual sea el medio, y bajo la utilización de los diferentes canales habilitados para tal efecto.

DEFINICIONES

Para facilitar la comprensión del usuario de la presente política, se presentan las siguientes definiciones:

  1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  2. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el usuario titular de la misma.

  3. Dato público: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

  4. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la política en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

  5. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, entre otros.

  6. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

  7. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

  8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

  9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

  10. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

  11. Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

  12. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

  13. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS DE LA POLITICA

Con el objetivo de garantizar la protección de los datos personales, se aplicarán de manera integral los siguientes principios, y con base en estos se realizará el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales.

  • Principio de legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglamentada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

  • Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice el responsable o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

  • Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

  • Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

  • Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, el responsable garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

  • Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

  • Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Principio de confidencialidad: Todas las personas autorizadas por el Responsable que, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con lo contemplado por la normativa vigente, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  • Solicitar prueba de la Autorización otorgada al responsable del Tratamiento o Fuente de la Información, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

  • Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

  • Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

  • Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

  • Ejercer sus derechos fundamentales al hábeas data y de petición.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

  • El titular de los datos personales.

  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable solicitará a los titulares de la información la autorización previa y expresa para el tratamiento de sus datos personales, así mismo el responsable, informará al Titular de los Datos el uso o finalidad de sus datos personales. El responsable obtendrá la autorización mediante diferentes medios que permitan la manifestación del consentimiento por parte del titular de los datos.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los Titulares de los datos personales pueden revocar en cualquier momento la autorización otorgada al responsable del tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, tal como se señala en el “procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares”.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales Colors S.A.S, tiene o establezca una relación, lo realiza en el marco de la ley de tratamiento de datos personales para el desarrollo de su objeto social y estos serán tratados para:

  1. Realizar el envío de información relacionada con campañas, oferta de servicios, programas de capacitación.

  2. Desarrollar el objeto social:

    • Consultoría, asesorías y desarrollo de estrategias de mercadeo en medios tradicionales y digitales.

    • Planeación estratégica y desarrollo creativo de contenidos para medios digitales.

    • Oferta y prestación de servicios publicitarios.

  3. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas.

  4. Cumplir lo dispuesto por las normas colombianas en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a empleados, ex empleados, contratistas y personas interesadas en trabajar con Colors S.A.S.

  5. Realizar encuestas relacionadas con los servicios prestados por Colors S.A.S y demás actividades tendientes a la consecución de indicadores o información relevante para el cumplimiento del objeto social.

  6. Realizar actividades de mercadeo, publicidad, envío de información de cada una de las actividades llevadas a cabo por la compañía.

  7. Compartir los datos personales o las bases de datos tratadas por la compañía con compañías con las cuales tenga alianzas o acuerdo para compartir datos con los fines de su objeto social

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS DE LOS TITULARES

Se garantiza que los titulares de los datos personales a los que se les da tratamiento tendrán acceso a estos, y serán informados sobre todas aquellas modificaciones, actualizaciones o supresiones que de ellos se haga, siempre y cuando soliciten dicha información.

Se pone a disposición de los titulares el correo electrónico: mercadeo@colors.com.co, al cual deberán dirigirse el titular o los legitimados según la LEY 1581 de 2012, para tener acceso a su información personal, para acreditar el tratamiento que se les está dando a

sus Datos Personales, para presentar reclamos o solicitar su actualización, rectificación o supresión, y/o para solicitar la prueba de la Autorización dada por este en su oportunidad

Al momento de realizar las consultas o reclamos del caso, se tendrá un plazo de 15 días hábiles para brindar la información solicitada o la resolución a la reclamación, contados a partir de la fecha de recibo de estas.

Para la atención de dichos reclamos, solicitudes o consultas, será necesario que el Titular o los legitimados según la Ley 1581 de 2012, alleguen la siguiente información:

  • Nombre completo

  • Número de identificación

  • Dirección de notificación o de respuesta

  • Teléfono de contacto

  • Cuando el solicitante no sea el Titular, debe enviar la información que de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 lo legitima para hacer la solicitud, consulta o reclamo en nombre del Titular.

CONSULTA DE LA POLITICA

Esta política se encuentra a disposición de los titulares de los datos personales en la página web <<www.colors.com.co>> y demás medios de divulgación que disponga Colors S.A.S.

VIGENCIA DE LA POLITICA

La presente política entra en vigor el día 05 de abril del año 2018, y la misma puede ser modificada por Colors S.A.S en cualquier momento. Esta deja sin efecto las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Cualquier modificación de la presente Política, será informada a través de la página web <<www.colors.com.co>> donde se pondrá a disposición de los titulares, la última versión, indicando la fecha de entrada en vigor de la correspondiente modificación.

Cualquier modificación que se realice a la presente Política en relación a la identificación del responsable del Tratamiento de los Datos Personales y las finalidades perseguidas con el mismo, serán comunicadas a los Titulares (a través de los medios anteriormente mencionados), sin perjuicio de la solicitud de una nueva Autorización cuando los cambios se refieran a las finalidades mencionadas en el momento de la obtención de la Autorización inicial.

Las bases de datos tendrán tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual fueron obtenidos los datos. Una vez cumplida la finalidad, los Datos Personales sólo serán usados para efectos comerciales y/o publicitarios si así lo autoriza el Titular, de lo contrario, serán eliminados de las Bases de Datos o archivados en condiciones seguras cuando así lo requiera la normativa colombiana.

COP

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